Home » 10 Tips hoe het Agile gedachtegoed kan helpen bij een verandertraject

10 Tips hoe het Agile gedachtegoed kan helpen bij een verandertraject

Veranderkunde en Agile

Bij steeds meer ICT-projecten wordt een Agile aanpak gehanteerd om snel toegevoegde waarde te leveren voor de klant. Tevens maken de korte agile cycli het mogelijk om vlot bij te kunnen sturen op veranderingen. Door middel van korte iteraties (= sprints van 2-4 weken) wordt een project onderverdeeld in “miniprojectjes” waarbij alle fasen (cyclisch) van een software realisatie traject continu worden doorlopen (o.a. analyse, bouw, test, integratie en implementatie). Op te pakken punten worden vanuit een lijst (backlog) geprioriteerd op basis van toegevoegde waarde. Met deze aanpak zijn wijzigingen (en daarmee toegevoegde waarde voor de klant) snel beschikbaar. Door kort op de bal te spelen zijn er korte feedbackloops waarbij een team een volgende iteratie (na 2-4 wkn.) al leerpunten kan toepassen. Samenvattend wordt er na een aantal sprints steeds meer waarde toegevoegd voor de klant en wordt het Agile-team steeds beter in wat ze doen!

Waterval?

Verandertrajecten worden veelal nog waterval aangepakt: er wordt een foto gemaakt van de huidige situatie (IST), dan wordt de gewenste situatie geschetst (SOLL) en op basis van de delta (gaps) wordt een aanpak gedefinieerd om van de huidige naar de gewenste situatie te komen. Hierbij is veelal een communicatieplan, governanceplan en financieel vereist. Kortom, voordat er daadwerkelijk veranderd wordt is er flink wat tijd verstreken. Daarnaast is de veranderaanpak nog niet getoetst op de organisatie waarop zij moet plaatsvinden: het kan vriezen of dooien, maar voordat dit duidelijk wordt is er al flink wat tijd (en geld) geïnvesteerd. Wat houdt je tegen als “opdrachtnemer” elementen vanuit Agile toe te passen op het verandertraject? Met de volgende tips creëer je een veranderteam dat steeds beter wordt in het doorvoeren van de verandering!

Tips voor een veranderteam gebaseerd op Agile principes

  1. Organiseer een kickoff en maak de doelen van de opdrachtgever inzichtelijk (Agile: Plandag c.q. Program Increment dag).
    • Breng alle stakeholders bij elkaar in een ruimte en laat de opdrachtgever zijn of haar droom (succescriteria en doelen) vertellen en hecht af dat hierover een eenduidig beeld ontstaat.
    • Vraag de opdrachtgever om hulp wie hierbij aanwezig moet zijn.
    • Visualiseer het doel van de opdrachtgever in een vierkant op een flipover. Wat valt binnen dit vierkant (scope) en wat niet? Welke afdelingen zijn hiervoor nodig. Deze afdelingen komen binnen het vierkant te staan. Lopen er relaties buiten het vierkant (afhankelijkheden) dan zijn deze stakeholders eveneens nodig.
    • Plan do check act: controleer of iedereen hetzelfde beeld heeft en leg de stip op de horizon vast.
  2. Creëer een klein veranderteam (Agile: Scrumteam / Kanbanteam).
    • Creëer een team waarin iedere afdeling of groep vertegenwoordigd is door één stakeholder. Idealiter is dit team niet groter dan 6-8 personen. Bij meer stakeholders creëer je meerdere teams die zo logisch mogelijk worden ingedeeld. De teamleden mogen best een achterban hebben maar zij hebben in dit traject mandaat om namens hun afdeling knopen door te hakken.
  3. Start met vertrouwen!
    • De leden van het verander- (=Agile) team hebben vertrouwen nodig om later constructief en open over mogelijke conflicten te praten. Vertrouwen draagt bij aan de resultaten. Voorkom in de valkuil te stappen en direct over inhoud / resultaten te praten.
    • Vraag hoe hoog het vertrouwen is (aan de groep) door de hand op te steken: 1 vinger is weinig vertrouwen, 5 vingers veel vertrouwen (Agile confidence vote). Complimenteer dat iemand durft aan te geven indien er weinig vertrouwen (<4 vingers) is en vraag hoe het team hierbij kan helpen. Geef hier voldoende aandacht aan. Vertrouwen achteraf proberen te herstellen is lastiger dan voorkomen.
    • Transparantie helpt bij vertrouwen! Bedenk een “energizer” of spel waarin je elkaar meer vertelt wat belangrijk voor je is, wat je kunt brengen, waar je hulp bij nodig hebt en spreek af wat, wanneer en hoe je samen escaleert (additioneel: zie het model van Lencioni voor meer info over vertrouwen i.r.t. resultaat).
    • Werk aan een feedback- en aanspreekcultuur. Zonder deze cultuur zijn er geen feedbackloops en is het onmogelijk om als team steeds beter te worden. Het is niet erg als mensen dit lastig vinden! We helpen elkaar en worden samen steeds beter! Dit geldt overgiens ook voor de relatie tussen Agile-team en opdrachtgever / stuurgroep. Plan een gezamenlijke sessie en doe hanteer hierbij dezelfde elementen.
  4. Deel de aanpak (Agile waarde: transparantie) en maak korte iteraties (sprint indeling).
    • Er wordt geen tijd besteed aan een detailplanning. In plaats daarvan komen er subdoelen en krijgt de opdrachtgever (of stuurgroep) iedere iteratie (sprint) iets opgeleverd wat waarde toevoegd aan de verandering (idealiter een geimplementeerde verandering).
    • Spreek af wat een handige ‘cadans’ is (2-4 weken) en wanneer de stuurgroep de eerste “demo” krijgt. Dit is uiteraard geen demo van software maar een kijk op de werkvloer wat er veranderd is.
    • Plan met het Agile team een dag- en weekstart en op het einde van de sprint de demo met de opdrachtgever. Door drukke agenda’s wil je hier geen knelpunten in.
    • Deel met team en opdrachtgever dat er op basis van ‘launch, learn & share’ wordt gewerkt. We gaan het samen doen en ervaren, leren daarvan en delen onze verbeteringen en bevindingen. Daardoor worden we steeds beter!
  5. Maak op basis van slimme eenvoud een plan-realisatie board (Agile: KANBAN-/ Scrumboard). Start met 3 kolommen: ToDo, Doing, Done. Als het team fysiek samen zit kan dit op een whitebord of flipover. Digitaal kan ook. De gratis (eenvoudige) online tool Trello (www.trello.com) kan je helpen.
  6. Prioriteer wat jullie deze iteratie gaan doen!
    • Maak kaartjes (post-its) en zet deze in de kolom ToDo en zet hier 1 (eind)verantwoordelijke / actiehouder bij. Deze persoon zet de kaartjes in de kolom doing als ermee gestart wort. Deze persoon organiseert en bewaakt dat de actie wordt uitgevoerd en koppelt de status terug. Later spreek je een WIP-limit (Wait in Progress limiet) af. Dit is een maximaal aantal kaartjes per kolom dat het team aan kan om te voorkomen dat er dermate veel items op het bord komen dat er hoofdzakelijk tijd aan het doornemen van de kaartjes op gaat (resultaten voor processen!).
    • Volg bij voorkeur tijdens een fysieke dagelijkse standup voor het bord (of via conference call) de voortgang (plan-realisatie).
    • Stuur bij middels plan – do – check -act bij de dagstart. Kort en bondig (half uur) en bespreken mogelijke knelpunten (wat blokkeert ons om verder te kunnen?).
    • De weekstart (1x per week) is om steeds beter te worden. Evalueer kort en bondig wat goed gaat (vasthouden) en wat beter kan (verbeteren) en zet hier direct actie op zodat het team ook daadwerkelijk steeds beter wordt.
    • Zorg dat iemand het proces bij deze “meetings” bewaakt. Bij Agile is dit de scrummaster die zorgt voor een effectief verloop.
    • Dag en weekstart (daily standup en retrospective) onderstrepen de Agile kernwaarde “Alignment”. Samen zorgen dat de beelden zoveel mogelijk gelijk zijn.
  7. Demo aan opdrachtgever / stuurgroep.
    • De eerste iteratie zit erop. Toon de opdrachtgever en/of stuurgroep als Agile team wat jullie resultaten zijn. Maak een rondje over de afdeling waar jullie zijn gestart en laat zien wat er verbeterd is (hoe klein deze veranderingen wellicht ook zijn, als ze maar waarde toevoegen). Denk hierbij niet te groot.
    • Evalueer vervolgens samen (Agile retrospective) wat jullie gaan doen om het de volgende iteratie nog beter te doen. Koppel hierbij de sprintresultaten tevens aan het hogere doel waarbij je laat zien hoe deze sprint bijdraag aan de doelen (droom) van de opdrachtgever.
  8. Vier succes! Dat hoeft niet gelijk met een bedrijfsfeestje. Een compliment is ook een cadeau. Het gaat om waardering en vertrouwen! Waardering voor wat geleverd is en vertrouwen in de volgende iteratie.
  9. Een nieuwe iteratie!
    • Op basis van de evaluatie weet het team of er aan de goede weg getimmerd wordt of dat er bijgesteld moet worden.
    • Prioriteren is wellicht al makkelijker dan de eerste keer omdat men nu een aantal weken ervaringen rijker is.
    • Ga terug naar punt 6 en volg dit cyclisch tot punt 9 totdat de opdrachtgever zijn droom heeft bereikt (alle sprints zijn afgerond).
  10. Eind-demo
    • Nadat alle sprint zijn afgerond is het tijd voor de einddemo. Het eindresultaat mag geen verrassing zijn want de er is kans geweest om samen bij te sturen op verwachtingen en resultaten.
    • Vergeet niet een evaluatie te doen over het hele traject en te vragen hoe iedereen de aanpak heeft ervaren en wat de leerpunten zijn.
    • Doe een zelfreflectie en bekijk hoe deze aanpak je eigen inzichten heeft verrijkt.
    • Vraag de opdrachtgever of hij het Agile Team zou aanbevelen aan anderen (NPS: Net Promotor Score) en laat daarbij aangeven waarom wel of waarom niet. Deze informatie is waardevol om later meerdere trajecten met elkaar te kunnen vergelijken!

Ter afsluiting volgend hieronder de principes van het Agile Manifesto toegepast op een verandertraject:

  1. Personen en interactie gaan voor processen en tools (mens centraal)!
  2. Daadwerkelijke verandering gaan voor uitgebreide plannen en documentatie! (Dit is immers de droom )
  3. Samenwerking met de klant gaat voor contractonderhandelingen!
  4. Reactie op een verandering gaat voor het volgen van een plan!
Open chat
Powered by